Lange Nacht

Sehr geehrte Feuerwehrkameraden/-innen,

wir geben Ihnen hier ein Konzept für die Organisation der Langen Nacht der Feuerwehr an die Hand. Dieser beinhaltet die Vorbereitung, die Durchführung und den Ablauf. Er ist stichpunktartig aufgebaut und gibt zu manchen Punkten, die eines besonderen Tipps verlangen, detailliertere Auskunft.

Der Leitfaden soll Ihre Vorbereitungen unterstützen und gegebenenfalls Anstöße geben, ob an dieses oder jenes gedacht wurde.

Wir vom LFV Bayern wollen Sie unterstützen, jedoch können auch wir keine Gewähr auf Vollständigkeit geben. Jedes Fest geht von anderen Voraussetzungen aus und die Grundsätze sind bei jedem Verein anders gestellt.

Viel Erfolg!

1. Entscheidungsphase (ca. 1 Jahr vor der Veranstaltung):

 

 

1.1 Welche Größe soll die Lange Nacht haben?

 

• Gemeindeebene (Markt, Stadtbereich)
• Landkreisebene
• Einzugsgebiet

Hier entscheidet sich auch die Zahl der zu erwartenden Gäste.

 

 

1.2 Welche Kosten kommen auf den Verein zu?

 

Tragen Sie alle Kosten/Einnahmen zusammen; (ggf. schätzen Sie diese realistisch) nutzen Sie dieses Konzept auch zur Ermittlung der Kosten.

• Einnahmen durch Getränkeverkauf, Essensverkauf, Zuschuss der Gemeinden, Spenden, usw.
• Ausgaben für Werbung, Anzeigen, Drucksachen, Plakate, Mieten und Leihgebühren, Einrichtungen, Lautsprecheranlagen, Toilettenwagen, Strom und Wasseranschluss, Essen und Getränke, Abfallentsorgung, Steuern, Gebühren, Schankerlaubnis, GEMA, Hinweisschilder, Lichtkünstler, Versicherungen, Leihgebühren für Kühlung, Sanitätsdienst usw.

 

Betrachten Sie auch die Steuerfragen, die bei einem Fest auftreten werden. (eventuell Steuerberater zu Rate ziehen)

 

 

 

1.3 Wann soll die Lange Nacht stattfinden?

 

• Terminfestlegung
• Einheitlicher bayernweiter Termin: 23.09.2023 (Eröffnungs der Feuerwehraktionswoche 2023)

 

Sobald Sie Ihren Termin festgelegt haben, sollten Sie diesen bekanntgeben um Überschneidungen zu vermeiden.

 

 

Informieren Sie umgehend:

• KBR
• Verbandsvorsitzenden
• Ihre Gemeinde

 

Möglichkeiten der Information:

• Terminkalender
• Bürgerbrief
• KommandantenVersammlung
• evtl. Presse mit Voranzeige

 

 

2. Was, Wer wird benötigt?

 

2.1 Planungsgremium

 

• Größe festlegen: ca. 5 - 8 Mitglieder
• Entscheidungen, Arbeitsverteilung usw. protokollieren

 

 

2.2 Programm

 

• Programm und Ablauf der Langen Nacht festlegen
  • siehe extra Punkt

 

 

2.3 Pressearbeit

 

• Es gibt die unterschiedlichsten Möglichkeiten für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
  • siehe extra Punkt

 

Mit der Pressearbeit sollte unbedingt schon bei den ersten Veranstaltungen begonnen werden.

 

 

 

2.4 Beleuchtung / Technik

 

• DJ auswählen (evtl. sogar von der eigenen Feuerwehr)
• Um die „Lange Nacht der Feuerwehr“ zu etwas Besonderen zu machen, kann das komplette Feuerwehrhaus beleuchtet werden
  • siehe extra Punkt
  • Die Beleuchtung sollte einige Wochen vorher geprobt werden

 

Sichern Sie sich diese Abmachungen schriftlich in einen Vertrag

 

 

 

2.5 Verpflegung

 

• Auch hier gibt es einige Punkte zu beachten. Von den angebotenen Mahlzeiten bis hin zu Müllsäcken...
  • siehe extra Punkt

 

In Eigenverantwortung Rentabilität prüfen; Personalbedarf

 

 

 

2.6 Food Trucks

 

• frühzeitig anwerben
• schriftlich Vereinbarungen festlegen

 

 

2.7 Genehmigungen / Versicherungen

 

• Anmeldung der Veranstaltung bei der Gemeinde
• Schankerlaubnis bei Eigenbetrieb
• GEMA bei Eigenbetrieb
• Straßensperren/Umleitungen beantragen (Landratsamt / Polizei)
• Gesundheitszeugnisse
• Versicherungsschutz für die Veranstaltung klären!
• Notwendigkeit einer Haftpflicht gegen Dritte prüfen

3. Durchführung:

3.1 Ablauf der Veranstaltung

• Ablauf der Langen Nacht nach den individuellen Gegebenheiten festlegen
• Kleiderordnung festlegen und kommunizieren
• Kennzeichnung des Veranstaltungsortes und Ausschilderung der Anfahrtswege

 

 

3.2 Allgemeines

 

• Informationsveranstaltungen für alle die an der Veranstaltung beteiligt sind
  • Versammlungen / außerordentliche Besprechungen
  • Arbeitspläne
  • Terminpläne erarbeiten und verteilen, damit alle wissen wann sie wo zu sein haben
• Einnahmen / Geldtransfer
• Wechselgeld besorgen
• Entsorgung des Abfalls
  • Mülltonnen / -säcke
• Informieren Sie sich bei anderen Vereinen über vorhandene Hilfsmittel die man sich ausleihen kann

 

Denken Sie auch an Kleinigkeiten, denn diese können schnell zu größeren Problemen heranwachsen. Lassen Sie die Veranstaltung nicht an diesen Kleinigkeiten scheitern, denn alles ist zu lösen.

 

 

• Etwa ein Jahr vorher Vorankündigung an Vereine und Organisationen der Gemeinde; Terminkalender der Gemeinde
• In den Sozialen Medien kann laufend auf die Veranstaltung hingewiesen werden
• Hinweis im landkreiseigenen Infoblatt
• Evtl. kann am „Marktsonntag“ in Einsatzkleidung durch die Stadt gegangen werden um auf die Veranstaltung hinzuweisen und Flyer verteilt werden
• Evtl. können auch örtliche/überregionale Radiosender für die Veranstaltung werben
• Plakate sollten zwei Wochen vorher verteilt werden (Orte könnten sein: Bäcker, Kindergärten, Flüchtlingsunterkünfte, Schulen, Rathaus etc.)
• Die Veranstaltungen sollte ca. eine Woche vorher in der Zeitung beworben werden
  • siehe Musterpressemeldung_Ankuendigung
• Werbewirksam ist die Anbringung der Plakate mittels Plakatständer an stark befahrenen Straßen
• Werbetafeln an den Ortseingängen nutzen
• Die eigene Homepage zur Information nutzen
• Wir stellen verschiedene Materialien für die Öffentlichkeitsarbeit zur Verfügung. Diese können wie gewohnt über unseren Onlineshop bestellt werden.
• Nach der Veranstaltung sollte ebenfalls ein Pressbericht veröffentlicht werden
  • siehe Musterpressemeldung_Nachgang

 

Materialien für Eure Lange Nacht

Damit ihr eure Lange Nacht gezielt bewerben könnt, stellen wir euch hier verschiedene Materialien zur Verfügung.

Vorlagen für Plakate, Flyer und Bauzaunbanner

Tipp: Ihr habt noch Banner vom Vorjahr? Neues Datum aufkleben und Bauzaunbanner und Co. vom Vorjahr wiederverwenden.

Vorlagen für Social Media und Web

Grundmotiv "Lange Nacht der Feuerwehr"

 

• Wenn es organisatorisch möglich ist, kann die Feuerwehr selbst einige Speisen anbieten
  • Hier sind den Hobbyköchen keine Grenzen gesetzt
  • Steaksemmel, Hendelgrill oder sogar Steckerlfische? Alles ist erlaubt!
  • Personal einplanen (siehe Personalplan)
• Ggf. könnten auch ein ortsansässiger Imbisswagen/Food Truck oder Cateringservice für die Verpflegung angefragt werden
  • Genügend Mülltonnen aufbauen
  • Vertraglich absichern
• Ein Bierinsel/-ausgabe für alkoholfreie Getränke und Bier sollte in der unmittelbaren Umgebung zur Essensausgabe aufgestellt werden
  • Personal einplanen (siehe Personalplan)
• In vielen Fällen hat sich der Bonverkauf (siehe Druckvorlage) bewährt
  • Für einen besseren Überblick
  • Die Ausgabe funktioniert reibungsloser
  • Den Besucher muss man jedoch durch Plakate drauf hinweisen (siehe Druckvorlage)
  • Bierinsel in der unmittelbaren Nähe aufstellen
  • Personal einplanen (siehe Personalplan)
• In einem weiteren Raum kann eine Bar für Cocktails aufgebaut werden
  • Personal einplanen (siehe Personalplan)
  • Nicht zu viele Cocktails anbieten
  • Hierfür werden Stehtische benötigt
• Für das gesamte Verpflegungsteams sind Lebensmittelunterweisungen nötig. (siehe Anlage)
• Bei Alkoholausschank auf Jugendschutzgesetz achten!

 

• Um die „Lange Nacht der Feuerwehr“ zu etwas Besonderen zu machen, kann das komplette Gebäude beleuchtet werden
  • Im Jahr 2013 hat ein Lichtkünstler die Fahrzeughalle der FF Freising beleuchtet (siehe Foto oben)
  • Lichtkünstler findet man sehr viele im Internet
  • Die Beleuchtung sollte einige Wochen vorher geprobt werden
• Wer auf die Beleuchtung verzichten möchte, aber trotzdem ein Lichtspektakel bieten will, kann stündlich ein „Blaulichtgewitter“ für einige Minuten präsentieren. So hat es die FF Volkach gemacht
  • Personal einplanen (siehe Personalplan)
• Im Barbereich könnte Livemusik (oder DJ) gespielt werden
  • evtl. auf GEMA achten, siehe www.lfv-bayern.de/angebote/vorteilsangebote/#heading-gema

LED-Schnitzeljagd

Auch die JF Bayern hat sich Gedanken zur Langen Nacht der Feuerwehren gemacht und ein Konzept für eine LED-Schnitzeljagt erstellt. Diese könnte von der Jugendgruppe der jeweiligen Feuerwehr organisiert werden.

Idee
An verschiedenen markanten Stellen der Ortschaft werden Hinweisblätter angebracht, mit einer (Jugend-)Feuerwehr spezifischen Frage und einem Hinweis zu der nächsten Station. An dieser ist dann auch die Lösung der vorhergehenden Frage zu finden. Die Stationen werden durch kleine LED-Lampen oder Leuchtstäbchen beleuchtet, sodass sie auch bei Dunkelheit gut zu sehen sind.

Die letzte Station ist das Feuerwehrhaus, bei der die Jugendfeuerwehr sich beteiligt und evtl. auch mit einem Stand selbst vorstellen kann.

Ziel
Durch die beleuchteten Stationen werden auch Passanten auf die Schnitzeljagd und die Lange Nacht aufmerksam und werden so zum Feuerwehrhaus gelockt.

Unterlagen

Die Beispielfragen findet ihr in folgendem Dokument, dass ihr gerne verändern bzw. erweitern dürft. Wichtig ist, dass ihr die Daten eurer Feuerwehr noch entsprechend ergänzt und die entsprechenden Landkarten mit den Schnitzeljagd-Standorten einfügt.

• Vorherige gewissenhafte Berechnung der geplanten Einnahmen und Ausgaben durchführen (Finanzierungsplan aufstellen)
• Einnahmen aus und von Getränkeverkauf, Essensverkauf, Zuschuss der Gemeinden, Spenden usw.
• Ausgaben für Werbung, Anzeigen, Drucksachen, Plakate, Mieten und Leihgebühren, Lautsprecheranlagen, Toilettenwagen, Strom und Wasseranschluss, Essen und Getränke, Abfallentsorgung, Steuern, Gebühren, Schankerlaubnis, GEMA, Versicherungen usw.

 

• Bei schönem Wetter kann im Außenbereich eine „Chill-Out-Area“ einrichtet werden – z.B. mit Palettenmöbeln, Strohballen-Pool, Hintergrundmusik
• Kleiderordnung für die Feuerwehrkameraden festlegen und kommunizieren
• Einsatzbereitschaft festlegen (siehe Personalplan)
• Soundanlage organisierten
  • Diese ist praktisch um die einzelnen Stationen der Nacht regelmäßig vorzustellen
  • Auch die Gewinner der Drehleiter-/Fahrzeugfahrten könnten hierrüber verkündet werden
  • Moderator klären (siehe Personalplan)

Eine Lange Nacht bedeutet einen wahnsinnigen Aufwand. Doch wenn am Ende der/die ein/e oder andere neue Feuerwehrkamerad/in dabei herausspringt, war es die Mühe wert.

Doch wie spreche ich potenzielle neue Mitglieder eigentlich richtig an? Hier ein paar Anregungen:

• Sei auch du offen für neue Kameraden!
• Wenn du mit einem potenziellen neuem Mitglied sprichst, versuche die richtigen Fragen zu stellen und auch die richtigen Antworten auf seine Fragen zu finden
• Was sage ich? Worte finden, die begeistern (positive, motivierende Sprache wählen)
• Welche Worte wähle ich? Einfache Sprache verwenden, nicht "Feuerwehr-Deutsch" sprechen
• Überzeugende Argumentation wählen
  • Die Vorteile (Sport, Technik, Kameradschaft, Helfen, Medizinisches...) herausstellen
• Evtl. Nummern austauschen und zur nächsten Übung einladen (wenn die Person dann doch nicht kommt, könnte man ein/zwei Wochen später nachfragen, ob er/sie es sich anders überlegt hat etc.)
• Konkrete Kameraden/innen festlegen (Personalplan) welche rumgehen und die Besucher aktiv ansprechen und/oder einen Stand aufbauen, an dem sich Interessierte informieren können.
• Im Vorhinein konkrete Schnuppertermine 1 bis 2 Wochen später überlegen
• Auf Förderermöglichkeit hinweisen

  Und: Auch wenn keine neuen Mitglieder aus der Veranstaltung zu uns kommen:

• Image in der Gemeinde
• Aufklärung/Bildungsarbeit
• Evtl. Netzwerkarbeit mit anderen Vereinen (Kooperation für die Lange Nacht ist ja möglich)
• Hoffentlich Geldgewinn für den Verein